Retouren en terugbetalingen met de pin: zo werkt het stap voor stap

Een klant brengt een product terug en wil het geld terug op zijn of haar betaalpas. Geen probleem: met retourpinnen regel je dat snel, veilig en netjes via de pinautomaat. Het bedrag wordt teruggestort via een omgekeerde pintransactie: het geld dat eerder is betaald, gaat nu elektronisch terug naar de rekening van de klant.

Maar hoe werkt dat precies? En wat moet je als ondernemer instellen in MplusKASSA om het goed te laten verlopen? We leggen het hieronder uit: stap voor stap.

Was ist die Rückgabe-PIN (oder: die umgekehrte PIN-Zahlung)?

Rückgabe-PIN ist die umgekehrte Version einer normalen Debitkartentransaktion. Anstatt dass der Kunde einen Betrag bezahlt, zahlen Sie elektronisch Geld an den Kunden zurück. Dies geschieht über dasselbe Zahlungsmittel (Debitkarte, Smartwatch, Smartphone oder anderes kontaktloses Gerät), mit dem die ursprüngliche Transaktion abgewickelt wurde.

Auf diese Weise bleibt alles in Ihren Unterlagen sauber verknüpft: Das Produkt wird zurückgegeben, die Transaktion wird abgewickelt, und der Rückgabebetrag erscheint auf dem Bankkonto des Kunden. Der Betrag wird in der Regel am nächsten Arbeitstag gutgeschrieben.

So funktionieren Rückgabepins in MplusKASSA

Ob Sie einen Laden betreiben, Gastronomen sind oder mit vielen Artikeln und Transaktionen arbeiten: Die Kasse macht es einfach.

Schritt 1. Wählen Sie das richtige Produkt

Öffnen Sie den Verkauf in der Kasse und klicken Sie auf den zurückzusendenden Artikel.
Klicken Sie auf die Zeile und wählen Sie 'Rückgabe'.
Sie können einen Grund eingeben, z.B. "falsche Größe" oder "defektes Produkt", damit er in Ihren Unterlagen verarbeitet wird.

Schritt 2. Rückzahlung per Pin

Navigieren Sie zum Kassenbildschirm und klicken Sie auf die Zahlungsmethode PIN.
Der Kunde hält seine Zahlungskarte, sein Smartphone oder seine Smartwatch an das Bezahlterminal.
Der Kunde drückt dann zur Bestätigung auf "OK".

Dann wird das Geld elektronisch zurückerstattet: die umgekehrte PIN-Zahlung.

Schritt 3. (fakultativ) Scannen des Rückscheins

Sie können auch einen Barcode auf den Bon setzen. Wenn dieser Barcode gescannt wird, wird der gesamte Bon sofort zurückgegeben, ideal für mehrere Artikel.

Was brauchen Sie, um Rücklaufstifte zu verwenden?

Damit die Rückgabepins richtig funktionieren, müssen eine Reihe von Dingen in Ihrer Zahlungslösung und Software richtig eingerichtet sein.

1. Zahlungsvertrag

Ihr Zahlungsvertrag muss Rückgabepins unterstützen. Nicht jeder Anbieter bietet dies standardmäßig an. Erkundigen Sie sich daher bei Ihrem Zahlungsanbieter oder Ihrer Bank (z. B. Rabobank, CCV oder andere Partner).

2. Einstellungen in MplusKASSA

Der Mitarbeiter, der die Rückgabe von Pins vornimmt, muss ein mindestens vierstelliges Passwort haben (kein Standard-Administratorpasswort).
Dieser Mitarbeiter muss für Rückgabe-Pins autorisiert sein.
Für die Zahlungsmethode EFT muss die negative Kasse autorisiert sein.

3. Hardware

Ihr Zahlungsterminal oder Link muss die Rückgabe von PINs unterstützen. Einige Geldautomaten, wie z. B. die zweistufige Verbindung von CCV, können dies nicht. In diesem Fall muss die Rückerstattung manuell über den Geldautomaten, außerhalb der Kasse, erfolgen.

Fünf Vorteile von Rückgabepins

Sicher: weniger Bargeld in der Kassenschublade, also weniger Risiko.
Sichtbar: alles ist sofort in den Unterlagen zu sehen.
Schnell: Der Kunde hat das Geld in der Regel am nächsten Werktag wieder auf dem Konto.
Zuverlässig: Das Geld wird über die ursprüngliche Transaktion zurücküberwiesen, so dass es nicht zu Verwechslungen oder Betrug kommt.
Effizient: weniger Vorgänge, weniger Fehler, weniger Papier.

Häufig gestellte Fragen zu Rückgabepins

Kann man Rückgabekarten bei jeder Bank einsetzen?

Ja. Alle großen Banken, einschließlich der Rabobank, unterstützen Rückgabe-Debitkarten. Der Betrag wird einfach mit der ursprünglichen Debitkartentransaktion verrechnet.

Wann ist das Geld auf dem Konto des Kunden?

In der Regel am nächsten Arbeitstag. Manchmal kann es auch einen Arbeitstag länger dauern, je nach Bank.

Was ist, wenn der Kunde in bar bezahlt hat?

Dann können Sie keinen Rückgabe-Pin verwenden, da es sich nicht um eine elektronische Transaktion handelt. In diesem Fall geben Sie den Betrag in bar oder über eine von Ihnen akzeptierte Zahlungsmethode zurück.

Muss ich dem Kunden einen Rückgabe-Pin-Gutschein geben?

Ja, das macht Sinn. Dieser Beleg ist der Nachweis für die Rückerstattung. Sie können ihn ausdrucken oder, wenn Sie E-Mail-Adressen registrieren, auch per E-Mail versenden.

Was ist, wenn der Kunde später Fragen hat?

Vermerken Sie auf dem Rücksendeschein den Betrag und das Datum der Transaktion. Auf diese Weise können Sie die Zahlung leicht zusammenfinden.

Zum Schluss

Mit Rückgabepins geben Sie Kunden Vertrauen und behalten selbst den Überblick. Kein Bargeld, keine losen Belege, sondern eine sichere elektronische Rückerstattung, die direkt in Ihrer Kasse verarbeitet wird.

Ob der Kunde per Debitkarte, Smartphone oder Smartwatch bezahlt: Das Geld ist auf dem Weg und in der Regel innerhalb eines Werktages auf dem Konto. Eine praktische, sichere und professionelle Lösung.