Für jeden Unternehmer stellt sich die gleiche Frage: Wie lange sollte man Belege aufbewahren und wie macht man das am besten? Die Steuerbehörden haben klare Anforderungen an Ihre Aufzeichnungen, und gute Aufzeichnungen bedeuten, dass Sie Quittungen, Rechnungen, digitale Dateien und andere Verwaltungsdaten ordnungsgemäß aufbewahren. Schließlich ist Ihre Quittung oder Rechnung ein wichtiger Nachweis für Geschäftsausgaben, den Vorsteuerabzug und Ihre Steuererklärung.

In diesem Artikel lesen Sie, was genau die gesetzliche Aufbewahrungspflicht ist, wie Sie Papierbelege und digitale Rechnungen aufbewahren, warum die Digitalisierung sinnvoll ist und wie moderne Buchhaltungssoftware in Kombination mit unserem Kassensystem diesen Prozess erleichtert.

Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist: Wie lange sollten Sie Belege aufbewahren?

Das Finanzamt hat eine klare Regel:
Sie müssen die meisten Quittungen und Rechnungen sieben Jahre lang aufbewahren.

Dies gilt für fast alle Geschäftsunterlagen, die zu Ihrer Buchhaltung gehören, wie z.B.:

Kassenbelege
Papierquittungen
digitale Rechnungen
Rechnungen per E-Mail
Verwaltungsdaten, die zu Ihrem Umsatz gehören
Belege zum Nachweis Ihrer Kosten

Für bestimmte Fälle, wie z.B. Immobilien- oder Sondergeschäfte, gibt es eine 10-jährige Aufbewahrungsfrist. Diese längere Frist hat mit Kontrollen zu tun, die über einen längeren angemessenen Zeitraum durchgeführt werden können.

Die Aufbewahrungspflicht beginnt in dem Moment, in dem ein Dokument seinen festen Zeitpunkt erreicht hat: wenn es für Ihre Umsatzsteuererklärung verwendet wurde, in Ihren Unterlagen verarbeitet wurde und keine aktuelle Verpflichtung mehr besteht.

Papierbelege: behalten oder digitalisieren?

Papierquittungen verblassen schnell. Legt man sie in eine Schublade, sind sie nach ein paar Monaten nur noch schlecht lesbar. Trotzdem sollten Sie sie aufbewahren, es sei denn, Sie erstellen eine digitale Version, die:

das Original vollständig wiedergibt
hat eine gute Lesbarkeit
ist richtig gespeichert
zeigt die gleichen Daten wie das Papierdokument

Sie können also mit einem Smartphone scannen, fotografieren oder digitalisieren, solange das Ergebnis vollständig und überprüfbar bleibt. Sie müssen das Papieroriginal danach nicht unbedingt aufbewahren, sofern die digitale Kopie gut genug ist.

MplusKASSA-Unternehmer nutzen eine Verknüpfung mit einem Buchhaltungsprogramm, um dies automatisch zu tun. Die Digitalisierung sorgt für Ordnung in der Buchhaltung und erleichtert die Kontrolle.

Digitale Aufzeichnungen: leichter zu führen, leichter zu finden

Digitale Aufzeichnungen haben viele Vorteile:
Sie können Belege, Rechnungen und andere Dokumente sofort digital speichern.
Sie können ganz einfach Sicherungskopien erstellen, sodass Sie sich nie auf ein Gerät verlassen müssen.
Sie speichern alles in der gleichen Form, in der Sie es erhalten haben: PDF, E-Mail, Foto oder Scan.
Sie können Belege schneller bearbeiten und mit Transaktionen in Ihrem Buchhaltungsprogramm verknüpfen.
Sie erfüllen die Anforderungen des Finanzamtes an die Prüfung, den Nachweis und die Bearbeitung von Betriebsausgaben.

Viele Unternehmer verschicken Belege an ihre eigene E-Mail-Adresse oder laden sie direkt über ihr Smartphone hoch. Sie können Belege in Jahresordnern, nach Monaten oder nach Kategorien archivieren. So finden Sie alles schnell wieder und behalten Ordnung in Ihrer Verwaltung.

Was bedeutet das für Quittungen von MplusKASSA?

In MplusKASSA können Sie einfach:

Belege auf Transaktionsebene speichern
verknüpfen Sie digitale Kopien mit Bestellungen oder Rechnungen
Verknüpfung von Belegen mit Ihrem Buchhaltungsprogramm
Datenexport für Umsatzsteuererklärungen und Betriebsprüfungen
Digitale Dateien über Ihren eigenen Speicher oder Buchhaltungslink archivieren

Unser System unterstützt einen vollständigen, digitalen Workflow. Sobald Sie Daten verarbeitet haben, erleichtert Ihnen MplusKASSA die Kontrolle und den Nachweis Ihrer Belege. Sie behalten den Überblick, und mit Backups sind Ihre Unterlagen nie an einem Ort.

So können Sie als Unternehmer der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht nachkommen und gleichzeitig mit einem modernen, effizienten Workflow arbeiten.

Wie speichern Sie Quittungen so clever wie möglich?

Hier ist ein nüchterner Ansatz, der für jeden Unternehmer funktioniert:

Sofort digitalisieren - machen Sie einen Scan oder ein Foto, sobald Sie den Beleg erhalten.
Nutzen Sie einen Speicherort - zum Beispiel einen Cloud-Ordner, ein Buchhaltungsprogramm oder ein E-Mail-Archiv.
Sicherungen erstellen - auf externen Geräten oder online.
Sichern Sie Dokumente für mindestens 7 Jahre - es sei denn, Sie fallen in die 10-Jahres-Kategorie.
Sortieren Sie nach Jahr, Monat oder Kategorie - so finden Sie bei Steuerprüfungen schnell, was Sie brauchen.
Verknüpfen Sie MplusKASSA mit Ihrem Buchhaltungssystem - so erfolgt die Bearbeitung und Ablage automatisch.

Mit diesen Schritten erfüllen Sie alle Anforderungen und stellen eine ordnungsgemäße Buchführung sicher.

Zusammenfassung

Eine Quittung aufzubewahren ist mehr als ein Papierdokument. Sie ist ein wesentlicher Bestandteil Ihrer Finanzunterlagen, Steuern und rechtlichen Verpflichtungen.

Sie sollten Ihre Quittungen mindestens sieben Jahre lang aufbewahren.
Bei unbeweglichem Vermögen sind es zehn Jahre.
Digitalisierung ist erlaubt, solange die digitale Version vollständig und lesbar ist.
Mit modernen Systemen wie MplusKASSA und intelligenten Buchungsanbindungen wird die digitale Speicherung und Verarbeitung deutlich einfacher.

Eine gute, digitale Verwaltung hilft Ihnen bei Umsatzsteuererklärungen, Betriebsprüfungen und dem schnellen Auffinden von Dokumenten. Das ist nicht nur obligatorisch, sondern macht auch die Geschäftsabwicklung viel übersichtlicher.