Kurzbeschreibung

• Was ist das? Ein Gutschein, der - wenn er eingelöst wird - bestimmte Artikel oder Abteilungen kostenlos macht.
• Wo funktioniert er? In der Q-Line, am POS, im Back Office und online (Online-Handheld, Bestell-Website, Kiosk und QR).

Wo kann man Gutscheine finden und verwalten?

In der Q-Zeile, unter dem Artikelfenster, befindet sich die Rubrik Gutscheine. Hier erstellen, ändern und löschen Sie:

• Die Gutscheine selbst
• Kategorien (nützlich zum Filtern in Übersichten)
• Buchhaltungsmethoden (nützlich für Jahresabschlüsse)

Bevor Sie beginnen: Erstellen Sie einen Buchungsmodus

Ein Buchungsmodus bestimmt, wie die Gutscheineinlösung finanziell abgerechnet wird. Verwalten Sie dies über Buchungsmodi in der Q-Zeile. Ohne einen Buchungsmodus können Sie keinen Gutschein erstellen.

So erstellen Sie einen Gutschein:

Klicken Sie unter Gutscheine auf Neu und stellen Sie ein:

• Kategorie (optional) - für Übersicht und Filterung.
• Name des Gutscheins.
• Zeitpunkt der Eingabe & Gültigkeit, wenn der Gutschein aktiv ist.
• Anzahl der Einlösevorgänge, einschließlich der Einlösebeschränkungen (siehe unten).
• Gutscheinregeln: Wählen Sie Abteilungen und/oder Artikel aus, die nach Einlösung des Gutscheins kostenlos sein sollen.

Rücknahmebeschränkungen

Mit Einlösebeschränkungen begrenzen Sie die Anzahl der Einlösungen pro Zeitraum (z.B. 2 pro Tag). Hinweis: Dies ist unabhängig davon, wie oft der Gutschein insgesamt eingelöst werden kann.

Gutscheine ausgeben

1. Verknüpfen Sie einen Verkaufsartikel
Ein Verkaufsartikel ist der Artikel, den Sie für den Verkauf des Gutscheins verwenden. Verknüpfen Sie diesen Artikel mit dem Gutschein.

2. POS-Ablauf
Speichern Sie den Verkaufsartikel in der Kasse.
Sie werden aufgefordert, eine Beziehung auszuwählen.
Nach der Auswahl sehen Sie auf dem Bon, dass nach dem Vollverkauf ein Gutschein ausgegeben wird.

3. Gutscheine drucken
Zum Drucken verwenden Sie das neue Drucklayoutsystem:
Einstellungen → Drucklayouts → Typ: Gutschein ausgeben.
Fügen Sie den (kombinierten) Scan-Code als QR-Code hinzu: Typ = QR einstellen und ggf. die Barcode-Einstellung anpassen.

Tipp: unten können Sie das Feld "Kombinierter Gutschein-Scancode" als QR-Code hinzufügen.

4. Backoffice
Sie können Gutscheine auch über das Backoffice ausstellen:
Erstellen Sie eine Rechnung, wählen Sie einen Debitoren aus, fügen Sie den Verkaufsartikel hinzu. Sie sehen sofort, dass Belege ausgegeben werden.
Wenn Sie die Rechnung später erneut bearbeiten, sehen Sie, welche Gutscheine bereits ausgestellt wurden.

5. Online
Speichern Sie den Verkaufsartikel unter einer Webartikelgruppe. Dann erscheint er im Online-Handheld, auf der Bestell-Website, am Kiosk und/oder in der QR-Bestell-App!

Gutscheine einlösen (wenn möglich automatisch)

Wählen Sie in POS, Backoffice oder online die Relation aus.
Enthält der Gutschein einen Artikel, der unter die Gutscheinregeln fällt? Dann wird der Gutschein automatisch eingelöst.

Übersicht & Verwaltung (Kontrolle)

In der Q-Zeile → Finanzen → Gutscheine sehen Sie alle ausgegebenen und eingelösten Gutscheine.
Hier können Sie auch Gutscheine deaktivieren oder reaktivieren.

Einstellungen für Standorte ohne Hauptverbindung (offline)

Einstellungen für Standorte ohne Hauptanschluss

• Sie können einstellen, dass ein Slave ohne aktiven Master Gutscheine ausstellen darf.

• Wenn die Verbindung zurückkehrt, werden die Ausgaben synchronisiert.
• Wichtig: Der Gutschein kann erst nach Abschluss der Synchronisation an anderen Stellen eingelöst werden.

Einlösung ohne Masteranschluss (Risiken beachten)

Sie können einstellen, dass ein Slave Gutscheine ohne Master einlösen darf. Dies birgt Risiken:

• Solange der Master offline ist, kann derselbe Gutschein ausgestellt und an anderer Stelle verwendet werden, auch wenn die Einschränkungen dies nicht zulassen.
• Einlösebeschränkungen pro Zeitraum (z. B. maximal 2 pro Tag) werden nicht auf frühere Offline-Einlösungen angewandt; die maximale Gesamtsumme wird jedoch überwacht.

Ratschlag: Aktivieren Sie die Funktion "Einlösen ohne Master" nur, wenn Sie die Risiken akzeptieren und über Prozesse zur Verhinderung von Missbrauch verfügen.

Verwaltung & Einstellungen

Alle Gutscheineinstellungen werden in der Software selbst verwaltet. Der große Vorteil ist, dass alles von MplusKASSA integriert ist: Gutscheine, Kunden und Bestellungen laufen zusammen aus einem System. Sie müssen nicht zwischen verschiedenen Paketen wechseln. Sie sehen sofort, welche Felder erforderlich sind und ob die erforderlichen Felder markiert sind, so dass Sie bei der Erstellung eines Gutscheins immer vollständig sind.

FAQ

Ist ein Gutschein das Gleiche wie eine Geschenkkarte oder ein Gutschein?
Bei MplusKASSA-Gutscheinen werden die Artikel nach Ihren Gutscheinregeln kostenlos abgerechnet. Es handelt sich dabei um eine gezielte Gratis-Artikel-Regel (z.B. ein Menüpunkt oder eine Umsatzgruppe), nicht um einen Saldo.

Kann ein Gutschein mehrere Artikel oder ganze Abteilungen umfassen?
Ja. Sie definieren dies in den Gutscheinregeln (Artikel und/oder Abteilungsgruppen).

Wird ein Gutschein automatisch angewendet?
Ja, wenn der Gutschein mit einer Beziehung verknüpft ist und der Gutschein einen entsprechenden Artikel enthält.

Wo kann ich alle ausgestellten und eingelösten Gutscheine sehen?
In Q-line → Finanzen → Gutscheine. Hier können Sie auch deaktivieren/reaktivieren.

Was ist, wenn mein Internet ausfällt?
Sie können (optional) die Ausgabe und/oder Einlösung auf einem Slave ohne Master-Verbindung erlauben. Seien Sie sich jedoch der Risiken und der Synchronisationsverzögerung bewusst.

Kann ich Gutscheine auch als Rabatt- oder Sparsystem verwenden?
Ja. Sie können Gutscheine mit anderen Verkaufsförderungsmaßnahmen kombinieren, um zum Beispiel Rabattsparen zu ermöglichen. Auf diese Weise bauen Sie ein Programm auf, das Ihre Kunden immer wieder kommen lässt.

Kann man Gutscheine auch mit E-Mails verknüpfen?
Klar! Fügen Sie zum Beispiel eine E-Mail-Adresse zu einer Beziehung hinzu, so dass Sie per E-Mail Gutscheine oder Erinnerungen an Kunden senden können. Auf diese Weise können Sie Aktionen auf persönliche und maßgeschneiderte Weise kommunizieren.

Sind Gutscheine nur für das Gastgewerbe geeignet?
Nein, Gutscheine funktionieren sowohl im Gastgewerbe als auch im Einzelhandel. Ob ein kostenloses Getränk an der Kasse oder eine Gutschrift auf ein bestimmtes Produkt im Einzelhandel: Die Funktionsweise bleibt die gleiche.

Kann man Gutscheine auch in der Nachbarschaft einsetzen, zum Beispiel für lokale Kunden?
Ja, vor allem in der Nachbarschaft funktionieren Gutscheine gut. Denken Sie an Aktionen im Gastgewerbe, wie z.B. "2. Kaffee gratis" oder im Einzelhandel: ein Gratisprodukt bei einer Bestellung.

Müssen Sie bei Gutscheinen immer alle Felder ausfüllen?
Nicht immer, aber bei der Erstellung sehen Sie, dass die erforderlichen Felder hervorgehoben sind. Das verhindert Fehler.

Was ist der Vorteil von MplusKASSA gegenüber separater Software?
Sie arbeiten immer von einem System aus. Die MplusKASSA-Kassensoftware verknüpft Gutscheine direkt mit Kunden und Bestellungen. So behalten Sie den Überblick und brauchen keine zusätzlichen Programme.

Checkliste: 7 Schritte zum Leben mit Gutscheinen

1. Erstellen und überprüfen Sie den Buchungsmodus.
2. Gutschein mit Namen, Gültigkeit, Anzahl der Einlösungen und Einlösebeschränkungen erstellen.
3. Gutscheinregeln (Artikel/Umsatzgruppen) einrichten.
4. Erstellen und verknüpfen Sie Verkaufsartikel für den Gutschein.
5. Drucklayout "Gutscheinausgabe" aktivieren und QR-Code korrekt einstellen.
6. Online-Sichtbarkeit (Web-Artikelgruppe) für Handheld/Bestell-Website/Kiosk/QR einstellen.
7. Testablauf mit einer Testbeziehung und Prüfergebnis in Finanzwesen → Belege.

Zusammenfassung

Das Tolle ist, dass Sie mit dem MplusKASSA alles in der Hand haben: die Kasse, die Software, die Belege, die Aktionen und die Berichte. Damit haben Sie als Unternehmer die Basis für ein effizientes System, auf das Sie aufbauen können. Ob Sie Rabatte gewähren, Sparsysteme kombinieren oder lokale Aktionen fördern wollen: Mit Gutscheinen von MplusKASSA können Sie das einfach, schnell und zuverlässig tun. Alles zusammen aus einem System, das speziell für das Gastgewerbe und den Einzelhandel entwickelt wurde.